#07 Wenn alles wichtig ist, ist nichts wichtig

00:00:01: Wir müssen da dringend nochmal darüber sprechen.

00:00:03: Diesen Satz für das zuständige Unternehmen, oder?

00:00:05: Dringt es die Kundenanfrage, die Freigabe und das Meeting?

00:00:09: Drinkt ist die Präsentation, die Entscheidung und natürlich auch die Nachricht, die gerade aufploppt ist.

00:00:15: irgendwie dringt!

00:00:16: Wenn alles gleichzeitig Aufmerksamkeit verlangt passiert etwas Merkwürdiges nämlich du hast den ganzen Tag gearbeitet aber kaum an dem was wirklich wichtig war.

00:00:26: Das Problem ist dann nicht mehr nur dein persönlicher Kalender Es ist die Art, wie ihr im Unternehmen miteinander arbeitet.

00:00:33: Und in diesen elf Minuten erfährst du erstens warum alles wichtig – in Wahrheit bedeutet das euch gemeinsame Prioritäten fehlen?

00:00:41: Zweitens erkennst Du wie feste Rhythmen viele unnötige Unterbrechungen ersetzen können.

00:00:47: und drittens bekommst Du drei einfache Hebel mit denen Ihr Fokus im Unternehmen schützt.

00:00:53: Priorität, Rhythmus, Schutz.

00:00:57: Moin Servus, Grüße und hallo!

00:00:58: Und herzlich willkommen bei Wenn's drauf ankommt.

00:01:01: Elf Minuten für klare Entscheidungen und wirksame Führung.

00:01:04: Mein Name ist Matthias Herzog heute mit Folge sieben.

00:01:07: In dieser Woche haben wir das Thema keine Zeit aus drei Perspektiven betrachtet – dass ich, dass du und heute zum Abschluss gibt es das Wir.

00:01:17: Am Montag ging es um die Frage wofür Du Dir tatsächlich Zeit nimmst Und ob keine Zeit manchmal nur die bequemere Formulierung für andere Prioritäten ist.

00:01:28: Am Mittwoch ging es darum, wie klar du diese Prioritäten gegenüber anderen kommunizierst und warum ja nein und nicht jetzt wirklich einen Unterschied machen?

00:01:40: Heute schauen wir auf das System dahinter.

00:01:42: Das heißt Wie muss Zusammenarbeit organisiert sein damit Fokus, den ich jeden Tag neu verteidigt werden muss Und wie immer gilt, auch diese Folge funktioniert komplett für sich allein.

00:01:55: Vielleicht kennst du Unternehmen in denen fast alles dringend wird?

00:01:59: Das beginnt oft ganz harmlos!

00:02:01: Jemand schreibt in den Chat, brauche kurze Entscheidung, anderer stellt Meeting rein weil mehrere Leute informiert werden sollen, jemand ruft an weil eine Mail noch nicht beantwortet wurde und irgendwann entsteht eine Kultur in der Geschwindigkeit mit Wichtigkeit verwechselt wird.

00:02:18: Wer sofort reagiert geht als engagiert.

00:02:22: Wer nicht sofort reagiert, wirkt langsam und wer sein Kalender schützt muss sich erklären Wann wird aus einzelnen Unterbrechungen ein gemeinsames Muster?

00:02:33: Und genau deshalb reicht es nicht wenn eine einzelne Fügungskraft sagt ab heute bin ich fokussierter.

00:02:39: Wenn das System permanent Aufmerksamkeit anfordert verliert am Ende fast jeder Fokus.

00:02:45: Das zeigt sich besonders deutlich wenn du Menschen fragst Was sind gerade unsere wichtigsten Prioritäten?

00:02:51: Wenn fünf Menschen sieben verschiedene Antworten geben, habt ihr kein Zeitproblem.

00:02:56: Dann habt ihr ein Orientierungsproblem!

00:02:58: Denn Zeit wird dort verbrannt wo jeder etwas anderes für wichtig hält.

00:03:03: Der Vertrieb will ein Angebot heute fertig machen die Technik möchte in Thema erst gründlich prüfen Die Geschäftsführung startet parallel noch ein neues Projekt und irgendwo läuft zusätzlich eine Initiative von der niemand genau weiß ob sie eigentlich noch Priorität hat.

00:03:18: Dann ist nicht zu wenig Zeit da, es fehlt eine gemeinsame Entscheidung darüber was jetzt zuerst zählt.

00:03:25: Und noch etwas – Eine Priorität muss sichtbar sein.

00:03:28: Es reicht nicht wenn die Geschäftsführung sie im Kopf hat.

00:03:31: Wenn Menschen täglich zwischen Kundenwünsche internen Projekten und operativen Problemen entscheiden müssen braucht sie einen gemeinsamen Maßstab.

00:03:39: Sonst gewinnt am Ende wieder das Thema was am lautesten auftritt Nicht das was am wichtigsten ist.

00:03:47: Deshalb ist der erste Hebel Priorität.

00:03:50: Nicht zehn Prioritäten, ein bis höchstens drei!

00:03:55: Was sind in dieser Woche, in diesem Monat oder in diesem Quartal die Dinge, die wirkliche Wirkung erzeugen sollen?

00:04:01: Und mindestens genauso wichtig – was machen wir bewusst

00:04:04: nicht?!

00:04:05: Das ist nämlich häufig die schwierigere Frage, denn Unternehmen sind guteren neue Themen zu starten.

00:04:10: Sie sind deutlich schlechter darin, Themenbewusst zu stoppen, zu verschieben oder auch zurückzustellen Denn wenn aber alles auf der Liste bleibt, wird aus Prioritierung nur Sortierung.

00:04:24: Eine echte Priorität verändert Verhalten – vor allem verbessert sie es!

00:04:28: Sie entscheidet welche Meetings stattfinden, welche Entscheidungen zuerst getroffen werden, welche Aufgaben warten dürfen und wofür Menschen ihre konzentrierte Zeit einsetzen?

00:04:39: Ein typisches Beispiel sind Meetings hier.

00:04:41: Ein Meeting steht im Kalender und plötzlich sitzen da acht Menschen, obwohl drei reichen würden….

00:04:47: Warum?

00:04:47: Weil niemand jemand übergehen will.

00:04:49: Weil man lieber zu viele einlädt als einen zu wenig, weil nur zur Sicherheit erst einmal vernünftig klingt.

00:04:58: Aber jede zusätzliche Person bringt ihre Zeit mit in den Raum.

00:05:02: Acht Menschen mal eine Stunde sind nicht eine Stunde auffahnt!

00:05:06: Es sind acht Stunden Arbeitszeit und wenn drei davon eigentlich gar nichts entscheiden oder beitragen müssen ist das keine Zusammenarbeit.

00:05:15: dann ist das gemeinsame Zeitverbrauch.

00:05:18: Prüft deshalb bei wiederkehrenden Meetings auch, wofür sie eigentlich da sind?

00:05:22: Geht es um Information, Entscheidung oder Zusammenarbeit?

00:05:25: Wenn niemand diese Frage beantworten kann läuft der Termin vielleicht nur noch weil er schon immer am Kalender stand.

00:05:31: Ein guter Rhythmus schafft Klarheit.

00:05:34: ein schlechter Rhythmuss wird selbst zum Zeitfresser.

00:05:38: Zweiter Punkt ist der Hebel Rhythmus.

00:05:41: Viele Unterbrechungen stehen nicht, weil das Thema sofort geklärt werden muss.

00:05:45: Sie entstehen, weil niemand weiß wann es sonst geklärt wird.

00:05:50: Wenn ich nicht weiß wenn ich meine Frage loswerden kann frage ich jetzt.

00:05:55: Wenn Ich Nicht Weiß Wann eine Entscheidung getroffen wird hake ich nach und wenn ich nicht weiss wenn ich ein Update bekomme ja schicke ich noch ne Nachricht ist doch klar!

00:06:05: Ein guter Rhythmuss nimmt diesen Druck raus.

00:06:08: Das kann tägliches kurzes Team-Update sein, ein fester Entscheidungsslot an wöchentlicher Führungsterminen.

00:06:15: Ein definierter Zeitpunkt für Rückfragen?

00:06:17: Der konkrete Rhythmus ist weniger wichtig als die Verlässlichkeit!

00:06:22: Wenn alle wissen dieses Thema klären wir jeden Dienst darum zehn.

00:06:27: muss es nicht am Montag um sechzehn Uhr sieben und dreißig noch schneller Zwischenrutschen.

00:06:32: Rhythmus bedeutet also nicht mehr Meetings.

00:06:35: Im besten Fall bedeutet der weniger spontane Abstimmung.

00:06:40: Und genauso ist es bei Nachrichten, wenn jede Schätnachricht sofort beantwortet werden soll, trainiert ihr Reaktion statt Priorität – dann wird derjenige belohnt, dem schnellsten antwortet nicht derjenig, der am wirksamsten arbeitet und deshalb lohnt sich eine gemeinsame Vereinbarung!

00:06:57: Was ist wirklich sofort?

00:07:00: Was kann bis zum nächsten vereinbarten Zeitpunkt warten und was gehört überhaupt nicht in diesem

00:07:05: Kanal?!

00:07:07: Je klarer diese Regeln sind, desto weniger muss jede einzelne täglich neu entscheiden ob er gerade reagieren sollte.

00:07:15: Drittens ist das Thema, der dritte Hebel ist es Thema Schutz Denn selbst klare Prioritäten und gute Rhythmen helfen wenig wenn konzentrierte Arbeit jederzeit unterbrochen werden darf.

00:07:27: Welche Zeiten sind bei euch wirklich geschützt?

00:07:29: Strategiezeit, Fokuszeit Zeit für Mitarbeitergespräche Zeit am Unternehmen zu arbeiten?

00:07:36: Oder steht zwar Fokus im Kalender, aber jeder weiß, du wenn etwas ist, auf einfach trotzdem an.

00:07:43: Denn dann ist es kein geschützter Block!

00:07:45: Dann ist es nur ein schöner Kalendereintrag.

00:07:49: Schutz bedeutet wir vereinbaren gemeinsam welche Zeiten nicht für normale Unterbrechung zur Verfügung stellen und was tatsächlich wichtig genug ist diesen Schutz zu durchbrechen.

00:08:00: Und Schutz braucht eine klare Ausnahme.

00:08:02: Wenn jemand weiß, was einen Fokusblock wirklich unterbrechen darf, wird aus jeder Kleinigkeit vorsichtshalber ein Notfall.

00:08:10: Definiert deshalb gemeinsam – Was ist tatsächlich so wichtig, dass wir den Schutz durchbrechen?

00:08:17: Alles andere bekommt seinen vereinbarten Platz!

00:08:21: Und wichtig – Schutz ist kein Privileg der Geschäftsführung.

00:08:26: Wenn nur der Chef ungestört arbeiten darf während alle anderen jederzeit reagieren müssen entsteht keine gute Struktur.

00:08:33: Fokus muss dort geschützt werden, wo konzentrierte Arbeit entsteht.

00:08:37: Im Vertrieb, in der Entwicklung, in einer Buchhaltung im Projektteam – denn sonst verschieben wir das Zeitproblem nur von einer Person zur nächsten!

00:08:48: Und natürlich gibt es echte Dringlichkeit und Produktionsausfallen, Sicherheitsprobleme.

00:08:52: ein wichtiger Kunde kurz vor dem Absprung.

00:08:55: aber wenn bei euch zehn Dinge am Tag als Notfall gelten habt ihr wahrscheinlich nicht zehn Notfälle.

00:09:01: dann fehlt euch eine gemeinsame Definition von Dringt.

00:09:05: Und genau hier zeigt sich Unternehmensspirit, nicht in einem Leitbild an der Wand sondern darin wie ihr miteinander arbeitet wenn viel los ist.

00:09:15: Wissen Menschen was zuerst zählt?

00:09:17: Wissen sie wann Themen geklärt werden und wissen Sie wann sie andere bewusst nicht unterbrechen?

00:09:23: Dann muss Fokus nicht jeden Tag neu erkämpft werden.

00:09:27: Er wird Teil der Zusammenarbeit.

00:09:31: Lassen Sie Folge zusammenfassen und nimm hier raus drei Gedanken mit.

00:09:36: Erstens, wenn alles wichtig ist, ist nichts wirklich priorisiert.

00:09:42: Zweitens ein verlässlicher Rhythmus reduziert spontanen Unterbrechungen, weil Menschen wissen wann Themen ihren Platz bekommen.

00:09:49: Und drittens Fokus braucht Schutz – sonst bleibt er ein guter Vorsatz im Kalender!

00:09:55: Mein Kernsatz für heute?

00:09:57: Wenn alles dringend ist hat nichts mehr Priorität.

00:10:02: Die Folge ist zu Ende und jetzt kommt es auf dich an.

00:10:05: Komm ins Handeln!

00:10:06: Deine Trainingseinheit für heute lautet, nehmen wir heute mit deinem Team zehn Minuten.

00:10:12: Klärt gemeinsam drei Dinge.

00:10:14: Erstens – was ist aktuell unsere wichtigste Priorität?

00:10:18: Zweitens – welches Thema bekommt künftig einen festen Rhythmus statt ständig spontaner Zwischenzukommen?

00:10:24: Und drittens – Welchen konkreten Zeitblock schützen wir ab sofort vor normalen

00:10:29: Unterbrechungen?!

00:10:30: Schreib diese drei Entscheidungen sichtbar auf, nicht als Theorie.

00:10:34: Als Vereinbarung vor euren Arbeitseiltag!

00:10:37: Die Dreihebel Priorität Rhythmus Schutz und deine heutige Trainingseinheit findest du noch einmal in den Show-Notes zu dieser Folge.

00:10:45: Und wenn Du merkst das an deinem Unternehmen viel passiert aber zu wenig wirklich vorankommt und Du Deine konkrete Situation einmal mit mir analysieren möchtest Findest Du den Link für ein Analysegespräch ganz oben in den show notes.

00:10:59: Und wenn du uns eine Frage und eine weitere konkrete Situation für den Podcast schicken möchtest, schreib unseren Info at MatthiasHerzog.com Denn Wissenschaft klarheit handeln, schafft Verbesserung!

00:11:12: Das war Wenn's drauf ankommt – elf Minuten für klare Entscheidungen und wirksame Führung.

00:11:17: Und denkt dran Wir leben unser Leben, wenn unser Herz voller ist als unsere Hose.

00:11:23: Herzlich und handelte Grüße der Matthias.

00:11:26: Tschüss.