#06 Warum dein Kalender von anderen geführt wird

00:00:01: Hast du mal kurz fünf Minuten?

00:00:03: Du sitzt gerade an etwas, das sehr wichtig ist.

00:00:05: Gleich dann der Plan für's nächste Quartal, an einem Angebot oder in einer Entscheidung die du schon ewig vor dir her schiebst.

00:00:11: Dann steht jemand in der Tür und sagt hast du mal Kurz?

00:00:14: Und du sagst da aus fünf Minuten wären fünfzehn.

00:00:18: Kaum bist du wieder drin klingelt das Telefon, dann kommt eine Nachricht noch ne Freigabe, ne schnelle Frage ein Thema dass angeblich nur zwei Minuten dauert und abends schaust du auf den Tag und denkst Für Das!

00:00:30: was ich eigentlich machen wollte, hatte ich heute gar keine Zeit.

00:00:34: Aber vielleicht war es für alles erreichbar?

00:00:36: Nur nicht für deine eigene Priorität!

00:00:39: In diesen elf Minuten erfährst du erstens warum ein schnelles Jahr fast immer mehr kostet als die paar Minuten der Anfrage.

00:00:46: Zweitens erkennst Du wie permanente Erreichbarkeit Erwartungen erzeugt, die Dein Kalender immer weiter öffnen.

00:00:52: und drittens bekommst Du ein einfaches Modell mit dem Du künftig klarer zwischen Ja-, Nein- und Nicht-Jetzt entscheidest.

00:01:00: Moin Servus, Grüße und hallo!

00:01:01: Und herzlich willkommen bei Wenn's drauf ankommt.

00:01:04: Elf Minuten für klare Entscheidung und wirksame Führung.

00:01:07: Mein Name ist Matthias Herzog Heute mit Folge sechs.

00:01:11: Diese Woche schauen wir auf keine Zeit aus drei Perspektiven Ich, du und das Wir.

00:01:18: Am Montag ging es um die unbequeme Frage ob wir wirklich keine Zeit haben oder ob wir unsere Zeiten nur anders priorisieren.

00:01:25: heute wechseln wir zum Du also zu dem was zwischen dir und anderen Menschen passiert.

00:01:30: Und wichtig, auch diese Folge funktioniert für sich allein.

00:01:33: Du musst die Montagsfolge nicht gehört haben!

00:01:36: Heute geht es um deine Führungsstärke und um die Frage warum dein Kalender manchmal von anderen geführt wird obwohl nur du die Termine darin zusagen kannst.

00:01:46: Es wäre einfach zu sagen meine Mitarbeiter unterbrechen mich ständig.

00:01:50: Meine Kunden wollen immer sofort etwas.

00:01:52: Alle wollen etwas von mir.

00:01:54: Vielleicht stimmt das sogar Aber wenn wir am Montag gelernt haben ehrlich auf unsere Prioritäten zu schauen dürfen wir heute nicht plötzlich die anderen zu schuldigen machen.

00:02:03: Die interessantere Frage lautet, was hast du deiner Umgebung darüber beigebracht wie sie mit deiner Zeit umgehen darf?

00:02:12: Wenn Du auf jeder Nachricht sofort antwortest, lernt Dein Umfeld, Du antwortes sofort!

00:02:18: Wenn Du bei jeder Frage sagst komm kurz rein, lernte ein Umfeld dein Team.

00:02:23: ich kann jederzeit unterbrechen.

00:02:26: wenn nun jedem Meeting sitzt obwohl Du dort kaum etwas beiträgst lernen die Anderen Offenbar gehörst du immer dazu.

00:02:33: Und irgendwann fühlt sich das nicht mehr wie eine Entscheidung an, es fühlt dich an wie ein normaler Arbeitstag.

00:02:39: aber dieser Arbeitstag ist aus vielen kleinen Zusagen entstanden.

00:02:44: Das gilt übrigens auch nach außen wenn ein Kunde die um einen zwanzig Uhr drei und dreißig schreibt und du fünf Minuten später antwortest kann das einmal gut als Service sein.

00:02:54: Wenn du es regelmäßig machst wird daraus schnell einer Erwartung auf eine Nachricht reagiert, du hast nebenbei eine Regel etabliert.

00:03:05: Nämlich ich bin immer reichbar und Regeln die wir durch unser Verhalten schaffen müssen wir später mühsam wieder verändern.

00:03:12: außer du hast für dich die Entscheidung getroffen dass es okay ist das du immer sofort erreichbar bist und sofort antwortest.

00:03:18: aber macht dir das auch bewusst und beschwer dich am Ende nicht wenn's anders läuft.

00:03:22: Und diese kleinen Unterbrechungen kosten häufig mehr als wir glauben.

00:03:26: Die Forscherin Gloria Mark von der University auf Kalifornia beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Aufmerksamkeit und Unterbrechung bei der Arbeit.

00:03:34: Und einer bekannten Untersuchung mit Victor González und Justin Harris zeigte sich Folgendes.

00:03:39: Nach einer Unterbrechnung kehrten Menschen in Durchschnitt erst nach rund dreiundzwanzig Minuten zu ihrer ursprünglichen Aufgabe voll fokussiert zurück.

00:03:48: Ich sagte ganz offen, dreiund zwanzig minuten finde ich erstmal ziemlich heftig... naja!

00:03:53: Aber vielleicht sind es keine dreiundzwanzig, vielleicht sind's fünfzehn zwölf, vielleicht auch nur zehn.

00:03:59: Aber selbst wenn es nur die Hälfte wäre aus einem vermeintlichen Hasten wir kurz fünf Minuten?

00:04:04: Werden schnell fünfzehnt oder zwanzig Minuten bis du wirklich wieder dort bist wo du vorher warst und Wenn dir das vier- oder fünfmal am Tag passiert reden wir nicht mehr über Kleinigkeiten.

00:04:16: Und deshalb ist hier entscheidende Frage nicht nur wie lange dauert die Anfrage sondern Was kostet es mich, aus meiner eigentlichen Aufgabe herauszugehen und vor allem wieder hineinzufinden?

00:04:27: Denn vielleicht kennst du dieses Gefühl.

00:04:28: Du konntest auf seinen kurzen Gespräch zurück, schau's auf den Bildschirm, muss sich erst mal alles rekonstruieren!

00:04:34: Wo war ich noch?

00:04:35: Was war gerade mein Gedanke?

00:04:37: Welche Entscheidung wollte ich

00:04:38: treffen?!

00:04:39: Und genau diese Anlaufzeit taucht im keinen Kalender auf... ...und trotzdem ist sie real.

00:04:46: Zeit verschwindet nämlich nicht einfach – Sie wird

00:04:48: verteilt.".

00:04:49: Und manchmal verteilen wir sie nach Gewohnheit statt Nachwirkung.

00:04:53: Und deshalb lohnt sich bei jeder Anfrage eine einfache Frage, wenn ich hier zu Ja sage?

00:05:00: Wozu sage ich gleichzeitig Nein?

00:05:02: Vielleicht sagst du ja zu einem spontanen Gespräch und nein zur dreißig Minuten Strategie.

00:05:07: Ja zu einer kurzfristigen Besprechung und nein zu deinem Fokusblock.

00:05:11: Ja dazu kannst Du kurz drüber schauen und nein zum Zeitpunkt an dem Du eigentlich Feierabend machen wolltest!

00:05:18: Das heißt nicht, dass du zukünftig jede Anfrage ablehnen sollst.

00:05:22: Führung ohne Erreichbarkeit funktioniert genauso wenig wie Führungen mit permanenter Erreichberkeit.

00:05:28: Die Frage lautet vielmehr – wann, wofür und wie bin ich erreichbar?

00:05:35: Denn Klarheit schützt nicht nur deine Zeit!

00:05:38: Sie hilft auch deinem Gegenüber.

00:05:39: Denn stell dir mal vor jemand aus deinem Team kommt mit einer wichtigen Frage zu dir.

00:05:43: Du bist eigentlich beschäftigt, sagts aber leicht genervt….

00:05:46: ja ok was ist

00:05:47: denn?!

00:05:48: Du hörst halb zu, schaust vielleicht nebenbei auf dem Bildschirm.

00:05:51: Gibst eine schnelle Antwort und hoffst dass die Person endlich wieder geht.

00:05:55: Formal warst du erreichbar ja!

00:05:58: Aber….

00:05:59: war das wirklich gute Zusammenarbeit?

00:06:01: Denn wenn es blöd läuft ist die Person enttäuscht weil du sie nur mit halber Aufmerksamkeit absolvierst Und im ungünstigsten Fall – jetzt kommts – im ungündigsten fall machst du die Personen nacheinein für Fehler verantwortlich, die eigentlich auf deine Kappe gehen, weil du nicht voll da warst als ihr gesprochen hattet Und du schiebst die Verantwortung von dir, weil du ja vor nichts weißt.

00:06:22: Kannst du ja auch nur schwer wenn du mit deinen Gedanken eigentlich woanders war?

00:06:25: Anders wars oder?

00:06:27: Und vielleicht wäre ein klares... Pass auf das ist wichtig.

00:06:31: ich möchte mir dafür mindestens zehn Minuten Zeit nehmen.

00:06:33: kommen bitte um halb drei zu mir.

00:06:34: okay Das wär für beide Seiten mit Sicherheit hilfreicher gewesen und genau dafür kannst du künftig zwischen drei Antworten entscheiden Ja nein und nicht jetzt.

00:06:48: Erstens das Ja.

00:06:49: Ein Jahr ist sinnvoll, wenn das Anliegen wirklich wichtig genug ist und jetzt tatsächlich Vorrang haben soll.

00:06:55: Dann sagst du bewusst ja nicht widerwillig – nicht mit dem Gedanken.

00:06:59: eigentlich habe ich wohl keine Zeit!

00:07:01: Wenn Du Ja sagst entscheide Dich wirklich dafür dann bekommt Dein Gegenüber auch Deine volle Aufmerksamkeit.

00:07:07: Zweitens nein manche Dinge gehören nicht zu Dir.

00:07:11: Manche Termine brauchen Dich nichts.

00:07:13: Mancher Anfragen sind nett aber nicht wichtig genug.

00:07:17: Ein Nein ist keine Unhöflichkeit, es ist Klarheit.

00:07:20: Du kannst sagen, danke dass du an mich denkst, diesmal bin ich nicht dabei oder dafür bin ich der Richtige?

00:07:26: Kein Roman, keine Fünfgründe, keine Rechtfertigungsrede.

00:07:31: und drittens Nicht Jetzt!

00:07:34: Für mich ist diese Antwort im Alltag besonders wertvoll denn viele Menschen sagen Ja weil sie glauben die einzige Alternative sei Nein.

00:07:41: aber vielleicht ist die Frage berechtigt nur der Zeitpunkt ist falsch.

00:07:45: Dann kannst du sagen, lass uns das klären.

00:07:47: Schick mir bitte die zwei Punkte um die es geht und wir sprechen um die Uhr zehn Minuten oder ich bin bis zwölf voll im Fokus.

00:07:54: wenn's nicht akut ist kommt danach zu mir alles klar?

00:07:58: Das ist keine Abweisung!

00:07:59: Du gibst dem Anliegen einen Platz statt dem automatisch deinen jetzigen Moment zu geben und dein Umfeld lernt alles klar nicht jede Frage muss sofort beantwortet werden.

00:08:10: Ein klarer späterer Zeitpunkt macht dich übrigens nicht weniger hilfsbereit, im Gegenteil.

00:08:15: Dein Gegenüber weiß wenn es deiner Aufmerksamkeit bekommt und du kannst bis dahin bei dem bleiben was du gerade bewusst priorisiert hast.

00:08:24: Und vielleicht denkst du jetzt?

00:08:25: Bei mir funktioniert das nicht also bei uns ist immer etwas los!

00:08:29: Dann lohnt sich die Frage was für euch eigentlich wirklich dringend ist wie Meetings funktionieren und wann Menschen unterbrechen dürfen.

00:08:36: aber das gehört am Freitag ins wir in unseren gemeinsamen Strukturen.

00:08:41: Heute bleiben wir beim Du, bei dem Moment zwischen einer Anfrage und Deiner Antwort.

00:08:47: Lass uns zusammenfassen!

00:08:49: Nimm aus dieser Folge drei Gedanken mit.

00:08:51: Erstens – ein Ja zu einer An Frage ist immer auch ein Nein zu etwas Anderem.

00:08:56: Zweitens – permanente Erreichbarkeit ist nicht automatisch gute Führung.

00:09:00: Gute Führungen schafft Klarheit darüber wann Austausch sinnvoll ist.

00:09:04: Und drittens du musst nicht nur zwischen ja und nein entscheiden.

00:09:08: Sehr oft ist nicht jetzt die wirksamste Antwort.

00:09:13: Mein Kernsatz für heute, wenn du deine Prioritäten nicht kommunizierst werden andere dein Kalender priorisieren.

00:09:21: Die Folge ist zu Ende.

00:09:23: Jetzt kommt es auf dich an Komm ins Handeln.

00:09:26: Deine Trainingseinheit für heute lautet Nimm heute die nächste Anfrage, die du normalerweise automatisch mit klar mach ich oder komm kurz rein antworten würdest.

00:09:37: Antworte nicht sofort.

00:09:38: Frag dich zuerst Ja, Nein oder Nicht jetzt.

00:09:44: und dann noch eine Frage.

00:09:45: Was wird heute nicht passieren wenn ich hierzu ja sage?

00:09:51: Trifft nach einer Entscheidung und kommunizier sie klar – nicht unfreundlich, nicht mit einer langen Rechtfertigung.

00:09:56: einfach klar!

00:09:58: Die drei Möglichkeiten Ja, nein und Nicht Jetzt und deine heutige Trainingseinheit findest du noch einmal in Shownotes zu dieser Folge Und wenn du merkst, dass dein Kalender von Anfragen, Unterbrechung und Erwartungen anderer bestimmt wird – und du deine konkrete Situation einmal mit mir analysieren möchtest, findest du den Link für ein Analysegespräch ganz oben in den Shownoten.

00:10:20: Wenn du uns eine Frage oder eine konkrete Situation für den Podcast schicken möchtes, schreib uns eine Mail an infoadmathiasherzog.com Denn Wissenschaftklarheit handelt Schaftverbesserung!

00:10:33: Das war, wenn es darauf ankommt, elf Minuten für klare Entscheidungen und wirksame Führung.

00:10:38: Und denkt dran – Wir leben unser Leben, wenn unser Herz voller ist als unsere Hose!

00:10:44: Herzlich und handelne Grüße der Matthias.

00:10:47: Tschüss.