#03 Warum dieselbe Entscheidung immer wieder bei dir landet

00:00:02: Du sitzt in einem Meeting, jemand aus deinem Team fragt, darf ich in diesem Fall selbst entscheiden oder soll ich noch mal auf dich zukommen?

00:00:07: Du beantwortest die Frage.

00:00:08: Zwei Tage später stellt eine andere Person fast dieselbe Frage und ne Woche danach wiederholt sich das Ganze nur an einer anderen Abteilung Und er man denkt so warum müssen wir die selben Dinge eigentlich immer wieder neu klären?

00:00:20: Vielleicht liegt es gar nicht daran dass sein Team nicht zu hört.

00:00:23: vielleicht habt ihr eine Entscheidung getroffen aber noch keine gemeinsame Regel daraus gemacht.

00:00:30: In diesen elf Minuten erfährst du erstens, warum einzelne Gespräche noch kein verlässliches System schaffen.

00:00:36: Zweitens erkennst du welche Entscheidungen überhaupt zu einer gemeinsamen Regel werden sollten und drittens bekommst du drei einfache Fragen mit denen aus einer wiederkehrenden Rückfrage ein Standard machst der nicht mehr von einer einzelnen Person abhängt.

00:00:49: Moin Servus Grüße und hallo und herzlich willkommen bei Wenn's drauf ankommt!

00:00:53: Elf Minuten für klare Entscheidung und wirksame Führung.

00:00:55: Mein Name ist Matthias Herzog.

00:00:57: heute mit Folge Drei.

00:01:00: In Folge eins sprachen wir über das Ich, in Folge zwei über das Du.

00:01:03: Und heute wird aus dem ich und du ein starkes Wir.

00:01:06: Wichtig?

00:01:07: Du kannst dir alle Folgen unabhängig voneinander anhören!

00:01:09: Das ist das Schöne an dem Podcast.

00:01:11: D.h.,

00:01:12: die Folgen funktionieren einzeln oder natürlich themäßig auch sehr gut in der Kombination.

00:01:18: Jetzt geht es um euren Unternehmensspirit und um die Frage wie aus wiederkehrenden Rückfragen gemeinsame Entscheidungsregeln werden.

00:01:25: Vielleicht kennst du diese Situation.

00:01:27: Eine Mitarbeiterin fragt ob sie einem unzufriedenen Kunden entgegenkommen darf.

00:01:31: Du besprichst mit ihr den Fall, ihr findet eine gute Lösung, die Kundin ist zufrieden und für dich das Thema erledigt.

00:01:37: Ein paar Tage später kommen Kollege mit einem sehr ähnlichen Fall zu dir.

00:01:40: Du erklärst wieder was mögliches.

00:01:42: Dann taucht dieselbe Frage in einer anderen Abteilung auf und jedes einzelne Gespräch kann gut gefühlt sein.

00:01:47: Jeder einzelne Übergabe kann klar sein und trotzdem hängt die Entscheidung wieder an dir!

00:01:55: Warum?

00:01:55: Weil die Klarheit nur zwischen zwei Menschen entstanden ist.

00:01:58: Sie wurde nicht zu einem gemeinsamen Orientierung... Du sitzt in der Meeting, jemand aus deinem Team fragt, darf ich in diesem Fall entscheiden oder soll ich noch mal zu dir kommen?

00:02:13: Du beantwortest die Frage, zwei Tage später stellt eine andere Person fast dieselbe Frage und eine Woche danach wiederholt sie das Ganze Und irgendwann denkst du Alter!

00:02:21: Warum müssen wir dieselben Dinge eigentlich immer wieder neu klären?

00:02:25: Vielleicht liegt es gar nicht daran dass dein Team nicht zu hört.

00:02:28: Vielleicht habt ihr eine Entscheidung getroffen, aber noch keine gemeinsame Regel daraus gemacht?

00:02:34: In diesen elf Minuten erfährst du erstens warum einzelne gute Gespräche und auch kein verlässliches System schaffen.

00:02:39: Zweitens erkennst du welche Entscheidungen überhaupt zu einer gemeinsamen Regel werden sollten.

00:02:43: Und drittens bekommst du drei einfache Fragen mit denen aus seiner wiederkehrenden Rückfrage ein Standard machst der nicht mehr von einer einzelnen Person abhängt.

00:02:51: Moin Servus, Grüße und hallo!

00:02:53: Und herzlich willkommen bei Wenn's drauf ankommt.

00:02:55: Elfen Minuten für klare Entscheidungen und wirksame Führung.

00:02:58: Mein Name ist Matthias Herzog heute mit Folge drei.

00:03:02: In Folge eins sprachen wir über das Ich in Folge zwei über das Du und heute geht es darum wer aus dem ich und dem du ein starkes Wir.

00:03:10: Wichtig?

00:03:10: Du kannst ja alle Folgen unabhängig voneinander anhören.

00:03:13: Das ist das Schöne an dem Podcast.

00:03:15: sie funktionieren einzeln und thematisch auch sehr gut in der Kombination zu den Themen.

00:03:20: Und jetzt geht es um Euren Unternehmensspirit und um die Frage, wie aus wiederkehrenden Rückfragen gemeinsame Entscheidungsregeln werden.

00:03:27: Vielleicht kennst du die Situation?

00:03:29: Eine Mitarbeiterin fragt ob sie an unzufriedenen Kunden entgegenkommen darf.

00:03:33: Du besprichst mit ihr den Fall – Ihr findet eine gute Lösung!

00:03:35: Die Kundin ist zufrieden und für dich ist das Thema erledigt.

00:03:38: Ein paar Tage später kommt ein Kollege mit einer ähnlichen Situation zu dir.

00:03:42: Und nochmals ein paar Tagen später, nachdem wir uns ganz natürlich erklärt hatten, taucht wiederum die Frage in einer anderen Abteilung auf Und jedes einzelne Gespräch kann gut geführt sein.

00:03:51: Jeder einzelne Übergabe kann klar sein und trotzdem hängt die Entscheidung weiterhin an dir, warum?

00:03:57: Weil die Klarheit nur zwischen zwei Menschen entstanden ist!

00:04:00: Sie wurde nicht zu einer gemeinsamen Orientierung für das Team – genau hier beginnt die Wir-Perspektive.

00:04:07: Im Ich fragst du dich, warum du Verantwortung immer wieder an dich ziehst.

00:04:11: Im.

00:04:11: Du erklärst so konkreten Menschen welches Ergebnis zählt was er entscheiden darf und wann eine Rückmeldung notwendig ist.

00:04:19: Und im WIR stellt es sich an eine andere Frage, nämlich wie sorgen wir dafür dass diese Klarheit nicht nur in einem Gespräch entsteht sondern für alle Beteiligten zugänglich und vor allem nutzbar wird?

00:04:31: Wenn?

00:04:31: dein Unternehmen wird nur unabhängiger wenn ein Gut- oder Dein Unternehmen wird nicht unabhängiger nur weil einmal ein gutes Gespräch stattgefunden hat.

00:04:42: Es wird unab henger dann wenn aus guten einzelnen Entscheidungen gemeinsame Orientierung entsteht.

00:04:47: Die Aufgabe des Viers also nicht jede Entscheidung zu zentralisieren, im Gegenteil wir übersetzen Erfahrungen aus einzelnen Fällen in gemeinsamer Handlungsfähigkeit und dadurch muss nicht jeder denselben Lernweg wieder von vorne beginnen.

00:05:02: das Team kann aus bereits getroffenen Entscheidungen aufbauen statt sich ständig neu auszuhandeln Und Verantwortung wird dann nicht nur an einzelnen Menschen verteilt, sie wird in Unternehmen verankert und kann auch dann wirken, wenn du gerade nicht im Raum bist.

00:05:15: Viele Unternehmen sammeln solche Entscheidungen unsichtbar – Sie stecken in E-Mails, Chatverläufen, Köpfen von einzelneren Gesprächen.

00:05:22: Eine Person weiß das Preis nach Lässe zum Beispiel bis zu zehn Prozent möglich sind.

00:05:27: Eine andere Person hat gehört dass bei langjährigen Kunden auch teilweise zwölf Prozent drin sein können.

00:05:33: Und eine Dritte fragt Sicherheitshalber jedes Mal die Geschäftsführung.

00:05:37: Und so entstehen nicht nur Rückfragen, es entstehen unterschiedliche Entscheidungen, Unsicherheit und manchmal auch das Gefühl von Ungerechtigkeit.

00:05:44: Der eine darf das die andere nicht – nicht weil das Unternehmen bewusst unterschiedlich entscheidet sondern weil niemand genau weiß welche Regel eigentlich gilt.

00:05:53: Dann wird aus persönlicher Erfahrung kein Unternehmenswissen!

00:05:57: Genau das sorgt dafür dass dieselben Themen immer wieder bei den gleichen Personen landen.

00:06:02: Wichtig ist nicht jede Entscheidung braucht sofort eine Regel.

00:06:05: Ein ungewöhnlicher Sonderfall darf ein Sonderpfeil bleiben.

00:06:08: Du brauchst auch kein Handbuch mit Hunderten von Seiten, in dem jeder denkbare Ausnahmefall geregelt

00:06:13: wird.".

00:06:14: Das würde Menschen nicht selbstständiger machen – es würde sie eher vorsichtiger machen!

00:06:18: Eine gemeinsame Regel lohnt sich vor allem dann wenn die selbe oder eine sehr ähnliche Frage wiederholt auftaucht und jedes Mal Zeit, Abstimmung und Unsicherheit verursacht.

00:06:27: Der entscheidende Satz lautet... Und dafür kannst du dir drei Begriffe merken.

00:06:37: Frage, Regel, Sichtbarkeit.

00:06:41: Erstens – welche Frage kehrt immer wieder?

00:06:43: Schau nicht zuerst auf den großen Prozess!

00:06:45: Schau auf die konkrete Rückfrage, die regelmäßig auf deinem Schreibtisch landet.

00:06:49: Es können Fragen sein wie darf ich dem Kunden entgegenkommen?

00:06:52: kann ich dieses Angebot selbst freigeben?

00:06:54: muss sich dich bei dieser Reklamation einbeziehen?

00:06:57: wer entscheidet ob wir einen neuen Termin vereinbaren?

00:07:01: Eine gute wiederkehrende Frage erkennst du daran, dass du sie fast automatisch beantwortest.

00:07:07: Du hast deine Antwort schon mehrfach gegeben – vielleicht sogar immer mit denselben Worten!

00:07:11: Und genau das ist ein Hinweis darauf, dass hier nicht jedes Mal eine neue Einzelfallentscheidung notwendig ist.

00:07:17: Die Frage also lautet nicht wie verhindere ich, dass mein Team noch mal fragt sondern welche wiederkehrende Unsicherheit können wir gemeinsam ein für alle mal klarer machen?

00:07:27: Zweitens Welche gemeinsame Regel hilft uns?

00:07:31: Eine gute Regel nimmt Menschen nicht das Denken ab.

00:07:34: Sie gibt ihnen einen Rahmen, in dem sie selbst denken und entscheiden können.

00:07:40: Für das Beispiel mit einem unzufriedenen Kunden könnte die Regel lauten – bei berechtigten Reklamationen kannst du selbst eine Lösung bis zu einem Wert von zehn Prozent des Auftrags anbieten!

00:07:50: Alles darüber oder jede Änderung am Vertrag wird vorher zwischen uns abgestimmt

00:07:53: okay?!

00:07:54: Und diese Regel beantwortet nicht jeden konkreten, denkbaren Sonderfall.

00:07:59: Aber sie schafft einen verlässlichen Ausgangspunkt.

00:08:01: Sie sagt was grundsätzlich möglich ist, wo das Spielraum endet und wann eine neue Abstimmung notwendig wird.

00:08:08: Eine gute Regel ist deshalb weder maximal allgemein noch übertrieben detailliert.

00:08:13: Sie ist konkret genug um Orientierung zu geben und offen genug damit Menschen innerhalb des Rahmens Verantwortung übernehmen können.

00:08:20: Noch etwas ist wichtig Formuliert die Regel nicht aus Sicht der Führungskraft.

00:08:25: Prüf gemeinsam, ob die Menschen, die damit arbeiten sollen sie wirklich verstehen und anwenden können.

00:08:30: Frag zum Beispiel in welchem Fall wäre diese Regel für dich noch unklar?

00:08:34: Welche Ausnahme kommt in deinem Alltag tatsächlich vor?

00:08:37: Woran würdest du erkennen?

00:08:39: dass wir den Entscheidungsraum verlässt.

00:08:41: so wird aus einer Anweisung eine gemeinsame Vereinbarung.

00:08:46: Und drittens wo ist die Regel sichtbar?

00:08:49: Eine Regel die nur ein Beating ausgesprochen wurde ist noch kein verlässlicher Unternehmestandard.

00:08:54: Nach zwei Wochen erinnern sich drei Menschen an drei unterschiedliche Versionen und deshalb braucht die Regel einen festen Ort, das kann euer internes Wikisheim, Prozessern buchen gemeinsame digitale Arbeitsbereich oder eine klar strukturierte Übersicht für Entscheidungsregeln.

00:09:08: Der konkrete Ort ist weniger wichtig als drei Bedingungen.

00:09:11: erstens alle Betroffenen wissen wo sie die Regel finden.

00:09:15: zweitens die Formulierung ist aktuell und verständlich.

00:09:20: Es ist klar, wer sie anpasst wenn sich etwas verändert.

00:09:24: Sichtbarkeit bedeutet also nicht dass irgendwo ein Dokument existiert.

00:09:28: Sichtbaarkeit bedeutet das die Regeln im Alltag tatsächlich aufhindbaun nutzbar ist und die drei Schritte im Zusammenspiel nochmal angeschaut.

00:09:36: Also nehmen wir das Beispiel noch einmal zusammen.

00:09:38: Die wiederkehrende Frage lautet was darf ich einem unzufriedenen Kunden selbst anbieten?

00:09:43: Und die gemeinsame Regel lautet bis zu zehn Prozent des Auftrags-Wertes.

00:09:47: entscheidest du selbst Alles darüber oder Vertragsänderungen stimmen wir vorher ab.

00:09:53: Und die Sicherheit entsteht, indem diese Regel an einem festen Ort dokumentiert wird den Kundenservice und Vertrieb kennen vor allem und verwenden.

00:10:02: Jetzt wird aus einer Antwort, die vorher nur in deinem Kopf lag eine gemeinsame Orientierung – genau das ist Unternehmensspirit!

00:10:09: Nicht ein schönes Wort an der Wand sondern die Erfahrung.

00:10:13: Wir wissen wie wir hier gemeinsam handeln und wir müssen nicht bei jeder Unsicherheit wieder ganz von vorne anfangen.

00:10:20: Ganz wichtig, Regeln müssen gemeinsam lernen dürfen.

00:10:24: Was heißt das?

00:10:26: Typischer Fehler ist Unternehmen dokumentieren eine Regel und glauben damit sei das Thema erledigt.

00:10:31: doch ein Standard wird erst dann wirksam wenn einem Alltag ausprobiert überprüft und bei Bedarf verbessert wird.

00:10:36: vereinbart deshalb beim neuen regeln einen kurzen Prüfpunkt.

00:10:40: zum Beispiel nach vier Wochen hat die regel rückfragen reduziert?

00:10:44: War der Spielraum verständlich?

00:10:46: Gab es Fälle, die nicht abgedeckt waren?

00:10:48: Muss die Formulierung angepasst

00:10:49: werden?".

00:10:50: Das ist keine zusätzliche Bürokratie.

00:10:53: Es ist gemeinsames Lernen!

00:10:55: Denn gute Strukturen sind nicht starren – sie werden klarer, weil Menschen mit ihnen arbeiten und ihre Erfahrungen zurückgeben.

00:11:04: So, Zusammenfassung und Trainingseinheit für dich.

00:11:06: Nimm aus dieser Folge drei Gedanken mit erstens ein gutes Einzelgespräch schafft Klarheit zwischen zwei Menschen.

00:11:12: Ein starkes Wir macht diese Klarheit für alle Beteiligten nutzbar.

00:11:16: Zweitens, nicht jede Entscheidung braucht eine Regel – aber wiederkehrende Fragen sollten nicht dauerhaft nur in einzelnen Köpfen bleiben!

00:11:24: Und drittens, eine gemeinsame Regel werkt dann wenn sie sichtbar verständlich und im Alltag überprüfbar ist.

00:11:31: Denn Selbstständigkeit im Team entsteht nicht dadurch, dass jeder alles alleine herausfinden muss.

00:11:36: Sie entsteht dort wo Menschen einen klaren gemeinsamen Rahmen haben und innerhalb dieses Raums Verantwortung übernehmen können.

00:11:43: So die folgeste Ende jetzt kommt es auf dich an, komm ins Handeln!

00:11:47: Deine Trainingseinheit für Leuher heute lautet wähle eine Frage die in eurem Team immer wieder gestellt wird schreibe sie genauso auf wie sie am Alltag tatsächlich auftaucht.

00:11:56: Formuliere anschließend gemeinsam mit den betroffenen Menschen eine klare Entscheidungsregel und legt fest, wo diese Regel ab heute vor allem sichtbar ist.

00:12:04: Vereinbart außerdem einen kurzen Prüfpunkt in vier Wochen – dann schaut ihr gemeinsam, hat die Regelrückfragen reduziert und eigenständige Entscheidungen erleichtert?

00:12:14: Die drei Schritte Frage, Regel, Sichtbarkeit sowie deiner heutige Trainingseinheit findest du noch einmal in den Show-Node zu dieser Folge.

00:12:22: Vielleicht weißt Du gerade sehr genau, dass Sufi an Dir hängt!

00:12:26: Aber noch nicht, wo du anfangen solltest.

00:12:28: Dann lass uns gemeinsam auf deine Situation schauen und herausfinden welcher nächste Schritt dir mehr Unternehmerfreiheit ermöglicht.

00:12:35: In den Show-Nurts findest auch den Link für ein persönliches Gespräch Und die Möglichkeit uns deine Frage oder Situation zu schicken Wo es bei dir gerade drauf ankommt Denn Wissen schafft Klarheit Handeln schafft Verbesserung.

00:12:48: Das war wenn's darauf ankommt Elf Minuten für klare Entscheidungen und wirksame Führung.

00:12:53: Und denkt dran Wir leben unser Leben wenn unser Herz voller ist als unsere Hose.

00:12:59: Herzlich und handelne Grüße der Matthias!

00:13:01: Tschüss.