#21 Warum erfahrt ihr Probleme immer erst, wenn es brennt?

00:00:00: Stell dir vor, ein Mitarbeiter merkt seit Wochen das beim Projekt etwas schief läuft.

00:00:04: Die Übergaben sind unklar, zwei Kollegen reden aneinander vorbei, ein Kunde wird ungeduldig.

00:00:10: im Team wissen eigentlich mehrere.

00:00:12: wenn wir so weitermachen knallt sie irgendwann.

00:00:15: aber niemand sagt etwas.

00:00:17: nicht weil es allen egal ist sondern weil jeder denkt ja dass wird schon.

00:00:22: dafür bin ich hier nicht zuständig.

00:00:23: Ich will auch keinen Stress machen und der Chef sieht das ja oder?

00:00:27: Der könnte es ansprechen wenn es ihm zu viel wird.

00:00:30: Und genau dann passiert das, was niemand wollte.

00:00:32: Der Kunde beschwert sich der Timin kippt vielleicht sogar das ganze Projekt und plötzlich sitzen alle zusammen und fragen Warum hat das eigentlich keiner früher gesagt?

00:00:42: Heute bekommst du drei Dinge mit erstens warum schweigen Unternehmen nicht bedeutet dass es keine Probleme gibt.

00:00:48: zweitens warum frühe Klärung einen festen Platz braucht um nicht vermut einzelner Menschen abhängen darf.

00:00:54: und drittens warum die Reaktion auf schlechte Nachrichten darüber entscheidet, ob Mitarbeiter beim nächsten Mal früher sprechen oder wieder schweigen.

00:01:02: Moin Servus, Grüße und hallo und herzlich willkommen bei Wenn's drauf ankommt!

00:01:05: Elf Minuten für klare Entscheidungen, wirksame Führung, mein Name ist Matthias Herzog Unternehmercoach, Vortragsredner, Rhetoriktrainer und Verleger.

00:01:13: heute mit Folge einundzwanzig.

00:01:15: Diese Woche geht es um das Thema... zu lange nett?

00:01:19: Und dann plötzlich hart.

00:01:20: In Folge neunzehn ging es um das ich, warum du notwendige Themen oft nicht ansprichst – obwohl du längst spürst dass etwas geklärt werden muss!

00:01:29: In Folge zwanzig ging's um das du wie du Kritik klaransprichest ohne den anderen klein zu machen.

00:01:35: und heute sind wir beim Wir also bei der Frage Wie sorgen wir im Unternehmen als Team dafür?

00:01:41: Dass Probleme Spannung und Irritationen im Unternehmen nicht erst dann sichtbar werden wenn sie schon groß geworden sind?

00:01:47: Denn genau hier wird aus individuellen Verhalten Unternehmenskultur.

00:01:51: Vielleicht kennst du diesen Satz?

00:01:53: Das war doch schon länger bekannt!

00:01:55: Und wenn in diesem Satz im Unternehmen, wenn ich den höre, wenn nicht aufmerksam... Ja denn dann ist meistens nicht das eigentliche Problem überraschend.

00:02:03: Überraschen es nur wie spätes Offiziell geworden ist.

00:02:07: Da gab es Hinweise, kleine Signale vielleicht Rückfragen.

00:02:10: Vielleicht generfte Kommentare in der Kaffeeküche?

00:02:13: Vielleicht einen Kunden, der schon zweimal nachgehakt hat?

00:02:15: Vielleicht ein Mitarbeiter, der längst gemerkt hat dass sein Ablauf nicht funktioniert?

00:02:19: Aber das Thema hat es nicht dorthin geschafft wo etwas hätte entschieden oder verbessert werden können.

00:02:25: und genau das ist unser Problem heute!

00:02:28: Nicht wie führt eine einzelne Führungskraft ein schwieriges Gespräch sondern Was muss im Unternehmen passieren, damit schwierige Dinge früh genug auf den Tisch kommen?

00:02:38: Meine erste Erkenntnis lautet dazu.

00:02:40: Schweigen ist kein Beweis dafür, dass alles in Ordnung ist.

00:02:44: In vielen Unternehmen wird Ruhe mit Stabilität verwechselt.

00:02:48: Keiner beschwert sich, also läuft es und im Meeting stellt niemand eine kritische Frage.

00:02:54: Also sind ja alle einverstanden!

00:02:56: Es gibt keinen offenen Konflikt, also läuft die Zusammenarbeit gut

00:02:59: oder?!

00:03:00: Das kann stimmen, muss das aber nicht.

00:03:03: Und vielleicht haben Menschen gelernt, dass es sich nicht lohnt etwas anzusprechen.

00:03:07: Vielleicht wollen sie nicht als schwierig gelten oder glauben das sowieso nichts passiert und dann entsteht eine gefährliche Form von Ruhe.

00:03:14: nach außen ist es still und unter der Oberfläche sammelt sich etwas an.

00:03:19: Und irgendwann wundern wir uns alle warum ein Mitarbeiter innerlich schon lange ausgestiegen und am besten noch innerlich gekündigt hat?

00:03:26: Warum einen Kunde plötzlich kündigt oder worum ein Projekt scheinbar aus dem Nichts eskaliert.

00:03:31: Meistens war es nicht aus dem Nichts.

00:03:34: Die Signale waren nur nichts sichtbar genug und deshalb braucht frühe Klärung mehr als einen Satz nach der Motto meine Tür steht immer offen, ja Bullshit das klingt gut aber eine offene Tür ist noch kein System.

00:03:47: wenn das Tagesgeschäft läuft und Termine drücken braucht ziemlich viel Mut mit einem unangenehmen Thema durch diese hoffende Tür zu gehen und deshalb bekommt heute ein Werkzeug für die Vier-Ebene den Dreiklang Kanal Takt und Reaktion.

00:04:02: Erstens der Kanal, wo genau können Probleme Irritation oder Risiken bei euch angesprochen werden?

00:04:08: Nicht theoretisch sondern ganz praktisch.

00:04:11: gibt es einen teamfesten Ort dafür zum Beispiel ein Punkt im Wochen-Meeting was läuft gerade nicht rund?

00:04:16: oder Wo sehen wir ein Risiko wenn wir nichts optimieren?

00:04:20: oder Was dürfen wir diese Woche klären bevor es größer wird und damit wird das Ansprechen von Problem aus der Ausnahme herausgeholt?

00:04:28: Es ist nicht mehr, ich muss jetzt ein unangenehmes Thema aufmachen.

00:04:31: Sondern dieser Punkt gehört bei uns dazu!

00:04:34: Das senkt diese Schwelle und der Kanal darf zum Unternehmen passen.

00:04:38: Im kleinen Handwerksbetrieb kann das die Montagsrunde sein im größeren Team ein fester Punkt in Bereismietung.

00:04:45: Du brauchst kein kompliziertes Tool du brauchst nur einen klaren Ort.

00:04:49: Denn Themen, die keinen Ort haben werden häufig zwischen Tür- und Angel erzählt oder halt gar nicht.

00:04:56: Zweitens der Takt Wie regelmäßig schaut ihr hin?

00:05:00: Denn selbst ein guter Kanal hilft wenig, wenn nur einmal im Quartal geöffnet wird.

00:05:05: Probleme halten sich nicht an Quartalsmeetings und deshalb braucht frühe Klärung einen Rhythmus – wöchentlich zwei-wöchendlich je nachdem was bei euch sinnvoll ist!

00:05:14: Die genaue Frequenz ist weniger wichtig als die Verlässlichkeit.

00:05:18: Wenn Mitarbeiter wissen….

00:05:19: Am Montag sprechen wir über Hindernisse, offene Punkte und Risiken.

00:05:22: Dann dürfen sie ein Thema nicht drei Wochen mit sich herum tragen.

00:05:26: Und ihr entwickelt einen anderen Blick?

00:05:28: Ihr wartet nicht auf Ergebnisse sondern schaut auf Signale.

00:05:32: was stockt?

00:05:33: wo häufen sich Rückfragen?

00:05:35: Wo entstehen Reibungen?

00:05:37: Das ist etwas anderes als erst dann hinzuschauen wenn der Kunde bereits reklamiert.

00:05:41: das Ziel es nicht aus jedem Meeting eine Jammerstunde zu machen.

00:05:44: das Ziel ist Probleme klarzuerwischen.

00:05:47: Ein Problem, das früh sichtbar wird braucht oft nur fünf Minuten Klarheit.

00:05:52: Das selbe Problem kann vier Wochen später zwei Stunden einen verärgerten Kunden und vor allem sehr viel Energie kosten.

00:05:58: Und das ist meine zweite Erkenntnis.

00:06:00: Frühe Klärung darf nicht vom Zufall abhängen – sie braucht einen festen Rhythmus!

00:06:05: Und dann kommt der dritte Punkt die Reaktionen.

00:06:09: Was passiert bei euch wenn jemand tatsächlich ein Problem anspricht?

00:06:13: Denn du kannst zehn Kanäle schaffen und jede Woche danach fragen.

00:06:16: Wenn die Reaktion falsch ist, werden die Menschen trotzdem schweigen.

00:06:20: Stell dir vor ein Mitarbeiter sagt im Meeting, ich glaube mit dem Termin für das Projekt kommen wir nicht

00:06:24: hin.".

00:06:25: Und der erste Antwort lautet, warum höre ich das jetzt?

00:06:28: Was lernt der Mitarbeiter vielleicht nicht?

00:06:30: Ich sollte nächstes Mal früher kommen!

00:06:32: Vielleicht lernt er eher, wenn ich schlechte Nachrichten bringe bekomme ich erst mal Ärger oder jemand sagt Die Übergabe zwischen Büro und Baustelle funktioniert gerade nicht.

00:06:44: Und die Antwort ist, naja dann müsst ihr euch besser organisieren.

00:06:47: So klar!

00:06:48: Ja auch das ist eine Botschaft.

00:06:50: Bring mir kein Problem wenn du nicht schon die komplette Lösung hast.

00:06:54: Natürlich soll nicht jeder nur Probleme abladen.

00:06:57: natürlich braucht es Verantwortung aber wenn Du willst dass Risiken früh sichtbar werden darf der erste Reflex nicht daran bestehen den Überbringer abzustrafen.

00:07:06: Die erste Reaktion sollte er sein.

00:07:09: Gut, dass du es früh sagst.

00:07:10: Was genau siehst du?

00:07:12: Und danach kann man klären was ist die Ursache wer übernimmt was, was ist der nächste Schritt?

00:07:17: aber zuerst darf das Signal aufgenommen werden Denn Kultur entsteht nicht durch das Plakat an der Wand.

00:07:23: Kultur entstehe durch wiederholte Erfahrungen.

00:07:26: Wenn kritische Hinweise ernst genommen werden steigt die Wahrscheinlichkeit Dass Menschen beim nächsten Mal widersprechen.

00:07:31: Werden Sie dafür vorgeführt.

00:07:33: Lernen sie genauso schnell zu schweigen Und das ist die dritte Erkenntnis.

00:07:37: Die Reaktion auf schlechte Nachrichten entscheidet darüber, ob du künftig frühere oder spätere Nachrichten bekommst und damit schließt sich der Kreis dieser Woche.

00:07:47: Am Montag ging es darum dass du selbst nicht länger wegschauen solltest am Mittwoch darum wie du ein schwieriges Thema klar und respektvoll ansprichst.

00:07:55: und heute geht es darum einen Unternehmen zu schaffen in dem solche Klärung nicht von einzelnen mutigen Momenten abhängen.

00:08:02: Kanal Takt Reaktionen.

00:08:05: Frag dich einmal ehrlich, welchen Kanal haben wir?

00:08:08: Wann schauen wir regelmäßig hin und wie reagieren wir wenn jemand etwas Unangenehmes auf den Tisch legt.

00:08:15: Wenn dir bei einer dieser drei Fragen keine Antwort einfällt weißt du wo du ansetzen kannst.

00:08:21: In einer lernenden Organisation sind Probleme nicht willkommen weil sie toll finden.

00:08:27: Sind Willkommen war ein frühes Problem die Chance auf eine kleine Korrektur bietet.

00:08:32: Ein spätes Problem ist oft eine Krise Und deshalb ist Offenheit auch kein Kuschelfaktor.

00:08:37: Sie ist ein wirtschaftlicher Faktor und je früher ein Risiko sichtbar wird, desto früher kannst du handeln.

00:08:43: Je früher eine Spannung angesprochen wird, desdo kleiner bleibt

00:08:46: sie.".

00:08:47: Das heißt nicht das in einem guten Unternehmen ständig alles diskutiert wird.

00:08:51: es heißt nur Wir haben einen verlässlichen Weg relevante Dinge früh sichtba zu machen und wir nutzen ihn.

00:08:59: Fast mir die Folge zusammen!

00:09:01: Erstens, Schweigen bedeutet nicht automatisch dass alles in Ordnung ist.

00:09:04: Manchmal bedeutet es nur das Menschen gelernt haben nichts mehr zu sagen.

00:09:08: Zweitens, frühe Klärung braucht einen festen Kanal und ein verlässlichen Takt damit sie nicht vermut einzelner oder vom Zufall abhängt.

00:09:16: um.

00:09:16: drittens eure Reaktion auf unangenehme Hinweise entscheidet ob menschen beim nächsten mal früher sprechen oder später.

00:09:23: mein Kernsatz für heute lautet Eine offene Kultur zeigt sich nicht daran, dass es keine Probleme gibt sondern daran wie früh sie sichtbar werden.

00:09:32: Die Folge ist zu Ende.

00:09:33: jetzt kommt's auf dich an kommen's handeln!

00:09:36: Deine Trainingsanhalt für heute lautet nehmt ihr fünfzehn Minuten und überprüfe euer Unternehmen mit drei Fragen.

00:09:41: erstens wo können Mitarbeiter heute ein Problem oder Risiko ansprechen?

00:09:45: zweitens wann gibt es dafür einen festen wiederkehrende Moment?

00:09:49: und drittens wie reagieren wir normalerweise denn jemand eine unangenehme Nachricht bringt Schreibt zu jeder Frage genau einen Satz auf.

00:09:57: Und wenn bei einer Frage die Antwort lautet eigentlich nirgends, nur wenn etwas passiert oder kommt drauf an dann legt direkt eine konkrete Verbesserung fest zum Beispiel ein neunfestem Punkt für euer nächstes Team-Meeting.

00:10:11: was dürfen wir jetzt ansprechen bevor es größer wird?

00:10:14: Eine wichtige Frage und das sichtbare Ergebnis nach fünfzehn Minuten sind drei Antworten und mindestens eine konkrete Optimierung in eurem Führungsrhythmus.

00:10:24: Wenn du merkst, dass es bei diesem Thema in deinem Unternehmen gerade wirklich drauf ankommt und du deine konkrete Situation einmal persönlich mit mir analysieren möchtest findest du den Link für ein Analysegespräch ganz oben in den Schoenungs.

00:10:37: Und wenn du uns eine Frage oder konkrete Situation für den Podcast schicken möchtes schreib' uns an infoadmathiasherzog.com.

00:10:44: Denn Wissen schafft Klarheit, Handeln schafft Verbesserung!

00:10:48: Das war – wenn's darauf ankommt – elf Minuten für klare Entscheidungen, wirksame Führung.

00:10:53: Wir leben unser Leben, wenn unser Herz voller ist als unsere Hose.

00:10:58: Herzlich und handelne Grüße der Matthias!

00:11:00: Tschüss.