#02 Du hast eine Aufgabe übergeben – aber keine Verantwortung

00:00:02: So sagst du jemand aus deinem Team, kümmert dich bitte darum.

00:00:05: Für dich ist die Sache klar.

00:00:07: Stunde später kommt die erste Rückfrage dann die zweite.

00:00:10: Schließlich liegt die Verantwortung und die Entscheidung wieder bei dir.

00:00:13: Und du denkst warum übernimmt hier eigentlich niemand Verantwortung im Team?

00:00:18: Aber vielleicht liegt das Problem nicht daran dass sein Gegenüber keine Verantwortung übernehmen will.

00:00:23: Vielleicht hast Du Dir eine Aufgabe übergeben aber keine Verantwortung.

00:00:29: An diesen elf Minuten erfährst du erstens warum Delegation häufig an unklarer Kommunikation scheitert.

00:00:35: Zweitens erkennt du den Unterschied zwischen einer Aufgabe und echter Verantwortung, und drittens bekommst du ein einfaches Drei-Schrittemodell mit dem Du Verantwortung so übergibst dass dein Gegenüber weiß welches Ergebnis zählt was es selbst entscheiden darf und wann eine Rückmeldung notwendig ist.

00:00:53: Moin Servus, Grüße und hallo!

00:00:54: Und herzlich willkommen bei Wenn's drauf ankommt.

00:00:57: Elf Minuten für klare Entscheidung und wirksame Führung.

00:01:00: Mein Name ist Matthias Herzog heute mit Folge zwei.

00:01:03: Heute zeigt sich Führungen im Gegenüber.

00:01:06: Jetzt geht es um deine Führungsstärke und die Frage wie du Verantwortung so übergibst dass sie beim anderen wirklich ankommt?

00:01:13: Vielleicht kennst Du diese Situation.

00:01:15: Du gibst jemand eine Aufgabe, du erklärst kurz was zu tun ist... ...und die Person nickt.

00:01:19: und du gehst davon aus das alles geklärt ist Denkst du, doch schon bald kommen Fragen.

00:01:27: Wie genau soll ich das machen?

00:01:28: Was darf es kosten?

00:01:30: Soll ich vorhin noch einmal mit dir sprechen?

00:01:31: Was ist wenn der Kunde nicht zustimmt?

00:01:34: und irgendwann hast du das Gefühl dass du die Aufgabe zwar abgegeben hast gedanklich aber trotzdem jeden Schritt begleiten musst und dann entsteht schnell ein falscher Schluss nämlich mein Team denkt nicht mit.

00:01:45: Manchmal stimmt das, aber häufig liegt die Ursache früher nämlich im Moment der Übergabe.

00:01:51: Denn was für dich eindeutig klingt ist für dein Gegenüber vielleicht nur ein halber Auftrag!

00:01:56: Du kennst den Hintergrund du weißt warum das Thema wichtig ist?

00:01:59: Du hast einen Bild von einem gewünschten Ergebnis im Kopf, du kennst die Grenzen und Risiken... Die andere Person kennt häufig nur deinen letzten Satz diesen einen nämlich kümmere dich bitte drum Und das ist keine klare Verantwortungsübergabe, dass es eine Erwartung mit vielen offenen Stellen und vor allem unbekannten für dein Gegenüber.

00:02:18: Das passiert besonders leicht unter Zeitdruck!

00:02:20: Du stehst zwischen zwei Terminen, sprichst ein Gedanken im Vorbeigehen aus und hält die Kürze für Effizienz.

00:02:27: In deinem Kopf ist das Thema vollständig – du kennst die Vorgeschichte, die Priorität und das gewünschte Ergebnis.

00:02:33: Deshalb hörst du deinen eigenen Auftrag mit all diesen Hintergrundwissen.

00:02:39: Dein Gegenüber hört aber nur die Worte, die du tatsächlich ausgesprochen hast.

00:02:43: Kümmer dich bitte darum!

00:02:44: Herzlichen Glückwunsch!

00:02:46: Und genau hier überschätzen wir häufig die Klarheit unserer Kommunikation – denn wir glauben etwas sei eindeutig weil es für uns eindeutlich ist.

00:02:53: Doch die Qualität einer Übergabe zeigt sich nicht daran wie Klase sich in deinem Kopf anfühlt.

00:02:58: sie zeigt sich daran ob der andere danach selbstständig sinnvoll handeln kann.

00:03:02: Verantwortung wird deshalb nicht mit einem Satz übergeben.

00:03:06: Sie entsteht in einem kurzen Gespräch, an dem beide Seiten dasselbe Verständnis entwickeln.

00:03:12: Eine Aufgabe beschreibt was jemand tun soll.

00:03:15: Verantwortung beschreibt wofür jemand am Ende einsteht.

00:03:19: Das ist ein entscheidender Unterschied.

00:03:21: Wenn du sagst erstelle bitte die Präsentation hast Du eine Tätigkeit übergeben?

00:03:26: Über welches Ergebnis soll die Präsentation erreichen?

00:03:31: Wer ist die Zielgruppe, was muss unbedingt enthalten sein.

00:03:35: Was darf die Person selbst entscheiden?

00:03:36: Wann willst du etwas sehen und woran erkennt ihr beide dass die Aufgabe gut erledigt ist?

00:03:41: Solange diese Punkte offen bleiben füllt dein Gegenüber die Lücken mit Vermutung Und wenn die Unsicherheit so groß ist kommt die Verantwortung zurück zu dir in Form einer Rückfrage nicht unbedingt weil die Person unselbstständig ist sondern weil sie vermeiden möchte, innerhalb eines unbekannten Rahmens die falsche Entscheidung zu treffen.

00:04:01: Klarheit ist deshalb keine Kleinigkeit!

00:04:03: Klarheit is eine Voraussetzung für Eigenverantwortung – aber Beklarheit bedeutet nicht jeden einzelnen Arbeitsschritt vorzugeben.

00:04:11: Das wäre Mikromanagement.

00:04:14: Gute Übergabe schafft Klarheit über das Ziel und Freiheit auf dem Weg dorthin Und dafür brauchst du nicht bei jeder Aufgabe ein halbstündiges Übergabemitting.

00:04:24: Bei einer einfachen Aufgabe können sechzig klare Sekunden ausreichen.

00:04:28: Je größer jedoch das Risiko die wirtschaftliche Bedeutung oder der Entscheidungsspielraum ist, desto sorgfältiger sollte das Gespräch sein und der Zeitaufwand für Klarheit ist fast immer kleiner als der Zeit-Aufwand für Rückfragen nacharbeiten und spätere Korrekturen.

00:04:43: Du investierst also nicht zusätzliche Zeit in Kommunikation.

00:04:47: du verschiebst Zeit von der späteren Reparatur in eine bessere Übergabe am Anfang.

00:04:52: Und dafür kannst du dir drei Begriffe merken.

00:04:55: Ergebnis, Entscheidungsraum, Rückmeldung.

00:04:59: Erstens das Ergebnis.

00:05:01: Beschreibe nicht nur was getan werden soll, beschreibe was am Ende erreicht sein muss.

00:05:07: Statt zu sagen bereite bitte das Kundengespräch vor, könntest du sagen, bereite das Kundengespräch so vor dass wir am Ende verstehen warum der Kunde unzufrieden ist welche Lösung für beide Seiten tragfähig wäre und welche Entscheidung wir im Gespräch treffen wollen.

00:05:22: Und jetzt weiß sein Geüben gegenüber nicht nur welche Tätigkeit ansteht, er versteht den Zweck und das gewünschte Ergebnis.

00:05:29: Ein gutes Ergebnis beantwortet drei Fragen.

00:05:32: Erstens – was soll am Ende anders oder geklärt sein?

00:05:35: Zweitens – für wen soll dieses Ergebnis einen Nutzenhaar schaffen?

00:05:39: Drittens – woran erkennen wir, dass es erreicht wurde?

00:05:44: Der zweite Punkt ist der Entscheidungsraum Verantwortung ohne Entscheidungsbefugnis.

00:05:50: Du kannst von Niem jemanden nicht erwarten Verantwortung zu übernehmen, wenn jede relevante Entscheidung weiterhin bei dir freigegeben werden muss.

00:05:58: Kläre deshalb was darf die Person selbst entscheiden?

00:06:01: Wo liegen die Grenzen und bei welchen Ausnahmen braucht es tatsächlich deine Zustimmung?

00:06:07: Nehmen wir das Beispiel mit einem unzufriedenen Kunden!

00:06:10: Statt zu sagen finde bitte eine Lösung und melde dich nochmal bei mir.

00:06:14: könntest du sagen, du entscheidest selbst welche Lösung zu dem Kunden anbietet.

00:06:22: Ein Preisnachlass bis zu zehn Prozent kannst du ohne Rücksprache gewähren.

00:06:26: Alles darüber oder jede Lösung die unsere vertraglichen Verpflichtung verändert, stimmen wir vor.

00:06:31: bitte gemeinsam ab!

00:06:33: Damit gibst du nicht jede Kontrolle ab.

00:06:35: Du definierst einen klaren Raum in dem dein Gegenüber selbst handeln kann und genau dieser Raum verhindert dass bei jeder Kleinigkeit wieder eine Frage auf deinem Schreibtisch landet.

00:06:45: Und der dritte Punkt ist die Rückmeldung, viele Führungskräfte wählen unbewusst zwischen zwei Extremen entweder sie wollen ständig informiert werden dann wird aus Delegation schnell Mikromanagement oder Sie sagen, melde dich wenn was ist und nur dann bleibt völlig offen wann eine Rückmeltung sinnvoll oder notwendig ist besser als die konkrete Vereinbarung.

00:07:06: zum Beispiel gibt mir morgen um zwölf Uhr ein kurzes Update zum Stand.

00:07:12: Wenn vorher ein Risiko entsteht oder eine Rückfrage ist, dass deshalb dein Entscheidung oder was außerhalb deines Entscheidungsspielraums liegt, melde es dich bitte sofort!

00:07:21: Ansonsten entscheidest du selbst weiter und so entsteht Verbindlichkeit ohne das zu jedem Schritt kontrollierst.

00:07:28: Die drei Punkte im Zusammenspiel Ergebnis, Entscheidungsraum, Rückmeldung die gehören zusammen.

00:07:35: fehlt des Ergebnisses arbeitet jemand möglicherweise fleißig in die falsche Richtung.

00:07:39: Fehlt der Entscheidungsraum, kommt jede Entscheidung zurück zu dir und fehlt die Rückmeldung entsteht N-Meterunsicherheit oder unnötige Kontrolle.

00:07:49: Eine klare Übergabe könnte also wie folgt klingen?

00:07:52: Du benimmst die Verantwortung für die Lösung mit diesem Kunden.

00:07:55: Unser Ziel ist die Ursache der Unzufriedenheit zu verstehen eine tragfähige Lösung zur Vereinbarung und die Geschäftsbeziehung zu stabilisieren.

00:08:03: Ein Nachlass bis zu zehn Prozent entscheidest du selbst.

00:08:06: Alles darüber oder jede Änderung am Vertrag besprechen wir bitte vorher.

00:08:10: Morgen um zwölf Uhr gibst Du mir ein kurzes Update.

00:08:13: Welche Fragen sind für Dich jetzt noch offen?

00:08:17: Und jetzt kommt ein wichtiger Schritt!

00:08:19: Frage nicht, nur hast Du alles

00:08:20: verstanden?!

00:08:21: Denn darauf antworten die meisten Menschen automatisch mit was?

00:08:25: Richtig!

00:08:25: Jo!

00:08:27: Bitte dein Gegenüber stattdessen die Vereinbarungen kurz in eigenen Worten zusammenzufassen.

00:08:31: Beispiel – Was ist für dich das Ergebnis?

00:08:34: Was entscheidest du selbst?

00:08:35: Und wann meldest du dich bei

00:08:37: mir?".

00:08:37: Das ist keine Prüfung, das ist eine Verständnisschleife.

00:08:41: Denn gesagt ist noch nicht gehört!

00:08:43: Gehört ist noch nie verstanden und verstanden es noch nicht automatisch vereinbart.

00:08:48: Und vielleicht merkst Du dabei, dass ein Begriff für Dich eindeutig war beim anderen aber etwas völlig anderes ausgelöst hat.

00:08:55: Und diese zwei Minuten am Anfang können Dir später viele Rückfragen, Korrekturen oder unnötige Schleifen ersparen.

00:09:01: Kommen wir nochmal zur zentralen Erkenntnis Klarheit begrenzt Menschen nicht, unklare Erwartungen begrenzen Menschen.

00:09:11: Denn wer ständig raten muss was du eigentlich willst wird vorsichtig.

00:09:14: Wer dagegen Ziel Spielraum und Rückmeldung kennt kann selbstständig handeln.

00:09:19: Und genau darin zeigt sich Führungsstärke Nicht darin jeder Antwort selbst zu geben Sondern daran Verantwortung so zu kommunizieren dass ein anderen Mensch sie wirklich übernehmen kann.

00:09:30: So nochmal Zusammenfassung.

00:09:32: zur Zusammenfassung und zur Trainingseinheit, nimm aus dieser Folge drei Gedanken mit.

00:09:36: Erstens – eine Aufgabe ist noch keine Verantwortung!

00:09:39: Verantwortung braucht ein klares Ergebnis.

00:09:42: Zweitens – wer Verantwortung übernehmen soll, braucht einen echten Entscheidungsraum.

00:09:46: Und drittens – eine konkrete Rückmeldevereinbarung schafft Sicherheit ohne dass du jeden Schritt kontrollieren musst.

00:09:53: Denn Klarheit ist nicht das Gegenteil von Freiheit.

00:09:56: Gute Klarheit schafft den Rahmen in dem Eigenverantwortung behauptet es möglich wird.

00:10:00: Und die Folge ist jetzt zu Ende und jetzt geht es um dich.

00:10:04: Darum komm ins Handeln!

00:10:06: Wenn sich das Thema Führungsstärke interessiert, sicher dir gerne das E-Book zu unserem Buch Führungsstärke kostenfrei – du findest den Link in den Shownotes.

00:10:14: Deine Trainingseinheit für heute lautet, wähle jetzt eine Aufgabe, die du gerade an einen anderen Menschen übergeben willst oder bereits übergeben hast.

00:10:23: Führe dazu ein kurzes Gespräch mit folgenden drei Punkten.

00:10:25: Erstens, welches Ergebnis soll erreicht werden?

00:10:28: Zweitens was darf die Person selbst entscheiden und wo liegen die Grenzen?

00:10:32: Und drittens wandert in welcher Form erfolgt die nächste Rückmeldung.

00:10:36: Bitte dann gegenüber anschließen die Vereinbarungen eigenen Worten zusammenzufassen nicht um es zu kontrollieren sondern um sicherzustellen dass ihr beide wirklich dasselbe vereinbart habt.

00:10:46: Die drei Fragen und deine heutige Trainingseinheit findest du noch einmal in den Show-Notes zu dieser Folge.

00:10:51: Dort kannst Du auch schreiben, wo es bei Dir gerade drauf ankommt.

00:10:54: Denn Wissenschaftklarheit handeln schafft Verbesserung!

00:10:58: Das war wenn's darauf ankommt – elf Minuten für klare Entscheidungen und wirksame Führung.

00:11:03: Und denk dran Wir leben unser Leben Wenn unser Herz voller ist als unsere Hose.

00:11:08: Herzlich und Handelne Grüße der Matthias Tschüss.